8 (812)374-54-64

Санкт-Петербург, ул. Торжковская , д. 5, офис 2-008, Бизнес-центр "Оптима"

E-mail: info@ivrost.com
Рост и процветание Вашего бизнеса
Юридические
услуги
Бухгалтерские
услуги
Кадровые
услуги

Восстановление кадрового учета

Услуга «Восстановление кадрового учета» становится необходимой, в случае если имело место непрофессиональное ведение кадрового учета в компании, либо кадровый учет велся от случая к случаю, в усеченном виде.

Особенно актуально восстановление кадрового учета становится в случаях, когда компания работает на рынке уже несколько лет и до сих пор не проходила проверку органов ФСС, ПФР, а ведение кадрового учета оставляет желать лучшего.

В данном случае мы бы рекомендовали восстановить кадровый учет хотя бы за последние 3 года работы компании, поскольку проверяющие органы, как правило, интересует именно этот временной период.

Услуга по восстановлению кадрового учета может быть востребована, как небольшими, так и крупными компаниями. В первом случае, потому что в компании отсутствует свой кадровый специалист, а во втором случае - например, если кадровый учет к компании настолько «запущен», что специалист по кадровому делопроизводству не успевает в силу большого объема текущей работы приводить в порядок кадровый учет за прошлый период.

Отдавая данную услугу по восстановлению кадрового учета на аутсорсинг, компания-клиент решает сразу несколько проблем:

  • получает качественное восстановление кадрового учета за определенный период в необходимые клиенту сроки и в необходимом объеме;
  • штатный кадровый специалист компании-клиента не перегружен работой и может на качественном уровне выполнять текущую работу;

Как правило, для того, чтобы понять, в каком объеме компании-клиенту потребуется восстановление кадрового учета, целесообразно изначально провести кадровый аудит.

По итогам проведения кадрового аудита становится понятно, какое количество кадровой документации и в каком объеме подлежит восстановлению. Например, не редко возникают ситуации, когда после проведения кадрового аудита становится понятно, что большинство имеющихся в компании кадровых документов, восстановлению не подлежат, поскольку не соответствуют действующему законодательству РФ.

В этом случае клиенту можно рекомендовать сразу две услуги: постановку кадрового учета с нуля и восстановление кадрового учета за необходимый период.

Однако, иногда клиент хочет сэкономить на проведении кадрового аудита и сразу приступить к восстановлению кадрового учета.

Наша компания, прекрасно понимая потребности клиента, готова предложить следующее решение: наши специалисты приедут к Вам в офис и проведут предварительную бесплатную оценку кадровой документации, базы 1С:ЗУП и проч. По итогам предварительной оценки и с учетом задачи поставленной клиентом, клиенту будет рекомендован примерный перечень услуг в рамках услуги «Восстановление кадрового учета». А в дальнейшем клиент уже сам сможет определить, что из этого перечня и в каком объеме он хочет получить.

Наша компания всегда готова предложить восстановление кадрового учета, как в минимальном объеме – приведение в порядок основной кадровой документации, исходя из необходимого для клиента перечня; так и в максимальном объеме, включая добавление смежной услуги - бухгалтерский блок по восстановлению участка «заработная плата» (осуществление сверки данных имеющейся кадровой документации, произведенных начислений и правильности выплат в пользу работников).

ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ОРИЕНТИРОВОЧНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ УСЛУГ/РАБОТ ПО ВОССТАНОВЛЕНИЮ КАДРОВОГО УЧЕТА:
1. Сверка электронной базы по персоналу ( 1 С:ЗУП) с имеющейся кадровой документацией по каждому сотруднику (принятому и уволенному) за период определенный Клиентом (ориентировочно: за 1 год, 2 года, 3 года - в зависимости от условий, выбранных клиентом).
2. Выявление расхождений и приведение в соответствие с электронной базой 1 С:ЗУП кадровой документации (в оговоренном объеме).
3.

ПО КАЖДОМУ СОТРУДНИКУ ФОРМИРУЕТСЯ СЛЕДУЮЩИЙ ПАКЕТ ОБЯЗАТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ:

  • Трудовой договор.
  • Договор о материальной ответственности (для отдельных категорий сотрудников);
    Соглашение о конфиденциальности
  • Соглашение об обработке персональных данных.
  • Личная карточка Т-2 (формируется в электронном виде, на основании имеющихся данных). Обязанности по сбору подписей и предоставлению информации лежат на клиенте.
  • Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, отпуск, премирование, командировки, иные приказы при необходимости). Формируются в электронном виде, при необходимости подшиваются в папки по годам в следующем порядке: Папка «Прием, переводы, увольнения»; Папка «Отпуска», Папка «Материальные поощрения. Премирование».
  • Обязанности по сбору подписей лежат на клиенте. При наличии заявлений от работника (на прием, отпуск и т.д. заявления подшиваются совместно с приказами, копия может находиться в личном деле работника).
  • Заявление на прием, увольнение, перевод, отпуск и др. в случае необходимости
    подтверждать волеизъявление работника по тому или иному факту, и при отсутствии заявлений за восстанавливаемый период, разрабатываются специалистами нашей компании в электронном виде (стандартная типовая форма для всех работников), при необходимости распечатываются и
    подшиваются. Обязанности по сбору подписей лежат на клиенте.
  • Заполнение трудовых книжек (при необходимости)
4. Разработка локальных нормативных актов (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о премировании, Положение о конфиденциальности и т.д.)
5. Должностные инструкции (при необходимости).
6. Подготовка документов по охране труда, инструкций, приказов (при необходимости).
7. Штатное расписание (за весь восстанавливаемый период).
8. Необходимая подготовка приказов по основной деятельности, в случае, если данные приказы необходимы для должного восстановления кадрового учета за соответствующий период.
9. График отпусков, исходя из имеющихся данных (возможное планирование). График отпусков составляется только за 1 (один) предыдущий год. Примечания: По правилам хранения документов. График отпусков не хранится в организации более года.
10. График сменности при сменной работе (на основании данных электронной базы).
11. Табель учета рабочего времени - на основании имеющихся данных (электронной базы). Обязанность по сбору подписей лежит на клиенте.
12. Обязательные кадровые журналы (журнал учета проверок, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и др.).
13. Письма запросы, справки - дополнительно (при необходимости по конкретным сотрудникам).
14. При необходимости (и отсутствии надлежащих документов или неполного перечня) - документы о применении дисциплинарных взысканий.
15. Систематизация и формирование документации по папкам. При необходимости, дополнительное формирование упрощенного личного дела работника (копии имеющихся документов на работника в отдельной папке).

В зависимости от задачи и условий клиента, клиент может выбрать, как полный перечень услуг по восстановлению кадрового учета, представленный в таблице, либо ограничиться тем, что ему необходимо, например, отказаться от разработки каких-то локальных нормативных актов, должностных инструкций и т.д., если таковые, например, уже есть в наличии у организации.

Не входит в услугу «Восстановление кадрового учета»:

  • Восстановление воинского учета.
  • Оформление листков нетрудоспособности и проверка начислений и выплат по больничным.
  • Сопоставление табеля учета рабочего времени с начислениями и выплатами по заработной плате, сопоставление размеров окладов, указанных в штатном расписании, приказах, трудовых договорах с выплатами в пользу работников и т.д.).

Регламент оказания услуг по восстановлению кадрового учета:

Учитывая, что данная услуга осуществляется при непосредственном взаимодействии с компанией-клиентом, до начала оказания услуг согласовывается Регламент оказания услуг:

  • Определение контактных лиц Исполнителя и Клиента.
  • Определения порядка взаимодействия (телефоны, скайп, электронная почта и т.д.).
  • Определения порядка и условий обработки документации.
  • Определение очередности выполнения заданий (условия и порядок работы с приоритетной документацией и т.д.).

Примерный порядок выполнения работ по восстановлению кадрового учета:

  • В течение 1-5 дней с момента начала оказания услуг наши специалисты (2-3 сотрудника) приезжают в офис клиента (место нахождения кадровой документации) и проводят изначальную сверку наличия имеющейся кадровой документации по каждому сотруднику с данными электронной базы (1С:ЗУП), если база была заведена.
  • Составляют примерный Перечень необходимой документации для восстановления по каждому сотруднику.
  • После формирования Перечня необходимой документации для восстановления по каждому сотруднику основную работу по восстановлению кадрового учета специалисты нашей компании осуществляет по месту своего нахождения (в офисе нашей компании). При необходимости, периодически выезжая в офис клиента.
  • Для работы по восстановлению кадрового учета клиент предоставляет нашим специалистам выгрузку информационной базы 1С:ЗУП.
  • По итогам восстановления кадрового учета, наши специалисты формирует сводный Отчет для Клиента по перечню восстановленной кадровой документации по каждому сотруднику.
  • При желании мы также даем краткие рекомендации по устранению выявленных нарушений в ведении кадрового учета, которые не вошли в услугу «Восстановление кадрового учета».

Если Вы обратитесь в нашу компанию за восстановлением кадрового учета, то Консалтинговая компания «ИВРОСТ» выполнит необходимый комплекс мероприятий, с учетом Ваших потребностей в установленные Вами сроки и в точном соответствии с действующим законодательством РФ.

яндекс.ћетрика